Rendezvény szervezési alapelvek

1. A sportegyesület a programokhoz előleget nem fizet. Ha valamilyen programra (gyalogtúra, sítúra, kerékpártúra, bel és külföldi túra stb.)  előleg befizetése szükséges, akkor azt a résztvevők fizessék be. Az SE hozzájárulás közvetlenül a program előtt (egy-két héttel) legyen kifizetve, a bizonyított költségek alapján (az SE nevére szóló dátumozott árajánlat szállásra, személyszállításra, helyi szolgáltatásra), vagy számla alapján.

2. A vezetőség elsősorban a nagybani éves tervben szereplő programokra biztosít hozzájárulást, egyéb programokra csak a rendelkezésre álló kereten belül, különösen indokolt esetben. A nagybani terv félévente a vezetőség részéről aktualizálásra kerül, ami kismértékű változásokat okozhat a hozzájárulások mértékében. Általános elv, hogy a szállás költségekhez, a programokhoz  igénybevett sport bérlethez - sí pályabérlet, természetjáró szervezés díj - adunk támogatást. A többi járulékos költséget (étkezés, stb.) a részvevőknek kell finanszírozni. Az általános támogatás mértéke a költségek max 30%-a. Magas összegű pl. külföldi utak szervezésénél, ha a 30 % nagyobb mint 30 ezer forint, akkor maximum 30 ezer forint.

3. A meghírdetett programokra lehetőleg minden jelentkezést el kell fogadni. Ha utazás, szállás vagy egyéb objektív körülmény miatt a létszámot korlátozni kell, akkor a jelenkezőknél az SE tagság időpontját és a sportegyesületben végzett tevékenység, pl. program feladtok vállalása, közreműködés stb. alapján az elnökség dönt a kimaradó tagokról. Ha SE-n kívüli tag is jelenkezett, akkor elsősorban őket kell kihagyni. A sporegyesület nem támogatja, hogy adott programok miatt létestsen valaki tagságot. A hosszútávú tagság preferált.

4. Különböző programokat minden SE tag tervezhet. A féléves elfogadott program tervet az elnökség június és január 15.-ig kihírdeti. A féléves programterv módosítási javaslatait az elnökség bármely tagjának, -lehetőleg elektronikus formában- kérjük megküldeni. Az összegyűlt programokat az elnökség egyezteti, és a költségtervben szerepeltetve értesíti a szervezőket a támogatások formájáról és mértékéről. A tagok által érkezett javaslatokkal kiegészített féléves program tervet a SE tagok e-mail-ben kapják meg legkésőbb a félév első hetében. A programokat az internetes oldalunkon is folyamatosan megjelenítjük.

5. A benyújtandó program terv tartalmazza a program megnevezését, a program idejét (legalább hónapot), megnevezését, helyét, a résztvevők tervezett számát (SE tag + külső), a tervezett felmerülő költségek értékét és nemét (szállás, személyszállítás, helyi szolgáltatás, stb.). Az elfogadást követően a programokat nyilvánosan (internet, e-mail) meg kell hírdetni, azokon bárki részt vehet. Zárt csoportprogramokat, a meghirdetett programokkal párhuzamos új terveket  (a vezetőséggel nem egyeztetett, és nyilvánosan nem meghirdetett) az SE nem támogatja. Ha egy program előzetes terve a tervezett időpont előtt 15 nappal, illetve a program egyeztetett részletes terve 5 nappal a tervezett időpont előtt nincs közzétéve a program nem támogatható.

6. Ha a tervezett programok költségei a megvalósulás előtt jelentősebb mértékben módosulnak, az elnökség dönt a hozzájárulás mértékéről, esetleges költségátcsoportosításról. Támogatás csak a résztvevők pontos névsorának ismeretében adható. A programtól való visszalépés költségeit az SE nem téríti.

7. A megvalósult programokról  beszámolót és fényképeket  várunk a  honlapunkon való  nyilvános megjelenítés céljából.

8. A túratervek készítésénél ügyelni kell arra, hogy világ, országos, illetve  a legnagyobb helyi, baranyai  eseményekkel, rendezvényekkel fesztiválokkal, sportversenyekkel  lehetőleg ne essenek egybe az SE programok.

9. A kis busz igényeket az SE elnök koordinálja. Az igényeket nála kell bejelenteni , és dönt az engedélyezésről. Ha egy időpontra több igény jelentkezik elsőbbséget élveznek azok a meghirdetett programok, ahol a legtöbb SE tag vesz részt.

10. Véleményeket észrevételeket az elnökségi tagok e-mail-jaira kérjük eljuttatni

Elfogadta az SE elnöksége.

Pécs, 2023. április. 03.